Cuando recibes una factura electrónica, es común guardar únicamente el PDF porque es el archivo más fácil de abrir y consultar. Sin embargo, una factura electrónica también está asociada a otros archivos que cumplen funciones diferentes.
PDF, XML y CDR no son lo mismo y conocer su función te ayudará a gestionar correctamente tus comprobantes electrónicos.
¿Cuál es la diferencia entre PDF, XML y CDR?
Archivo
¿Qué contiene?
¿Para qué sirve?
PDF
La representación visual del comprobante.
Facilitar la lectura rápida, impresión física y archivo comercial.
XML
La información estructurada del comprobante.
Procesar y transmitir electrónicamente sus datos.
CDR
El resultado de la validación del comprobante.
Conocer si fue aceptado, aceptado con observación o rechazado.
PDF: para visualizar Es la representación que permite leer y compartir fácilmente los datos de la factura: emisor, receptor, productos o servicios, impuestos, importe, entre otros.
Es útil para la consulta, pero no reemplaza al XML ni al CDR.
XML: para procesar la información Contiene la información estructurada del comprobante electrónico y permite que los sistemas informáticos puedan procesarla.
El XML forma parte del proceso de emisión y validación de los comprobantes electrónicos, de acuerdo con las estructuras establecidas por SUNAT.
CDR: para conocer el resultado El CDR (Constancia de Recepción) informa el resultado de la validación del comprobante. Puede indicar:
Aceptada: cumple con las validaciones.
Aceptada con observación: mantiene su validez, pero presenta una observación.
Rechazada: no cumple con las condiciones establecidas y no tiene validez tributaria.
El proceso puede involucrar directamente a SUNAT o a un OSE, dependiendo del sistema de emisión utilizado.
¿Debes conservar los tres archivos?
Como buena práctica, conserva el PDF, XML y CDR asociados a tus comprobantes electrónicos.
SUNAT establece obligaciones de almacenamiento, archivo y conservación de los comprobantes electrónicos y las constancias correspondientes, según el sistema de emisión.
